Pandemi covid-19 yang meluas dan implementasi
PSBB di beberapa daerah di Indonesia, membuat banyak perusahaan sudah
menerapkan work from home (WFH) atau bekerja dari rumah. Kebijakan ini diambil
tentunya untuk mengedepankan kesehatan karyawan, tetapi di sisi lain butuh
kesiapan matang dari karyawan dan perusahaan terkait kebijakan ini. Teknologi
menjadi salah satu penopang berjalannya operasional bisnis di masa pandemi ini.
Salah satu hal krusial saat menerapkan WFH
adalah sulitnya melakukan monitor pada kehadiran karyawan. Absensi sendiri
sebagai acuan kehadiran karyawan telah berevolusi dari waktu ke waktu. Beberapa
karyawan yang saat ini masih aktif bekerja, mungkin pernah merasakan absensi
menggunakan mesin kartu manual hingga finger print yang mayoritas menjadi
andalan saat ini.
Namun di masa ini, absensi manual seperti
finger print menjadi tidak relevan dikarenakan karyawan bekerja dari rumah dan
HR tidak memiliki basis data untuk melakukan penghitungan gaji.
Banyak perusahaan kemudian menerapkan sistem
absensi melalui WA atau aplikasi pesan lainnya di grup kantor dimana proses
tersebut kurang praktis dan HR masih melakukan rekapan secara manual. Dari
permasalahan inilah, absensi online kemudian menjadi solusi
praktis dan tepat bagi HR untuk mengelola kehadiran karyawan sekaligus
melakukan penghitungan gaji di masa pandemi.
Standie Nagadi, VP Marketing Mekari
menjelaskan, “Pandemi ini secara tidak langsung membuat perubahan dalam
operasional bisnis, dimana teknologi memiliki peran besar. Salah satunya dengan
penerapan absensi online sebagai tolak ukur kehadiran karyawan. Perusahaan dan
karyawan dapat merasakan sendiri kemudahan absensi secara online dan automasi
rekap data sebagai dasar penghitungan gaji yang dihadirkan di aplikasi HRIS,
seperti Talenta. Sehingga bisa diprediksikan absensi online akan menjadi tren
meskipun pandemi berakhir.â€
Mekari, sebagai perusahaan Software as a
Service (SaaS) melalui salah satu produknya, Talenta, software HRIS & payroll
berbasis cloud, berbagi tips bagi para HR untuk mengantisipasi masalah
pengelolaan absensi selama WFH berikut ini:
1. Buat Jadwal dan Pastikan Karyawan Absen
Tentukan goals bagi karyawan dan buatlah worksheet yang bisa menjadi acuan HR
dalam mengevaluasi produktivitas karyawan di masa WFH. Buat jadwal pasti bagi
karyawan untuk mengisi worksheet tersebut untuk mendorong komitmen dan tanggung
jawab atas pekerjaan. Selain itu, pastikan karyawan selalu melakukan absensi
setiap harinya.
Aplikasi HRIS seperti Talenta yang memiliki
fitur Live Attendance bisa jadi pilihan HR untuk mengelola kehadiran karyawan
dengan mudah dimana karyawan bisa Clock in/ Clock Out menggunakan selfie dan
terhubung dengan GPS. Sehingga tim HR bisa memastikan karyawan benar bekerja dari
rumah.
2. Terapkan Jam Kerja Fleksibel
Sistem bekerja dari rumah akan sangat dipengaruhi oleh latar belakang tiap
karyawan. Penetapan jam kerja yang fleksibel bisa menjadi solusi bagi karyawan
untuk menentukan sendiri jam kerja yang sesuai dengan kebutuhan mereka, asalkan
diimbangi dengan peraturan yang mempertahankan kedisiplinan atau produktivitas
kerja. Contohnya menerapkan total jam kerja mencapai 8 jam per hari sesuai yang
ditetapkan UU Ketenagakerjaan.
3. Berlakukan Sistem Shift
Jika masih ada karyawan yang harus melakukan kegiatan operasional atau datang
ke tempat bekerja, terapkanlah sistem shift atau berganti jadwal untuk
menghindari penularan virus Covid – 19. Pastikan HR memberikan surat izin
bekerja dan karyawan secara disiplin bekerja dalam jangka waktu tertentu yang
sudah ditetapkan perusahaan serta segera kembali ke rumah setelah jadwal
selesai.
4. Rekap Laporan Kehadiran Karyawan
Di masa pandemi ini, rekap laporan karyawan akan menjadi tantangan sendiri bagi
HR jika kasih menggunakan mesin finger prints atau time cards. Dengan bantuan
teknologi seperti Talenta, HR tidak perlu repot datang ke kantor di masa penghitungan
gaji demi menarik data absensi. Fitur unggulan Live Attendance memungkinkan
karyawan melakukan Clock In/Out langsung dari handphone. Data absensi tersebut
kemudian direkam secara otomatis dan laporannya dapat langsung diakses oleh HR.
5. Hitung Gaji Karyawan Sesuai Absensi
Rekap kehadiran karyawan merupakan data acuan bagi HR terkait penghitungan gaji
karyawan. Jika dikerjakan secara manual di masa pandemi ini, tentunya akan
mempersulit proses kerja HR dan berpotensi mempengaruhi keterlambatan dalam
pembayaran gaji karyawan. Aplikasi HRIS seperti Talenta yang memiliki fitur
payroll akan sangat membantu HR mempersingkat proses kerja karena telah
terintegrasi dengan fitur absensi.
Penyesuaian kehadiran karyawan terhadap gaji
per bulan sudah otomatis terkalkulasikan. HR tak perlu lagi menghitung gaji
karyawan yang melakukan cuti sakit, cuti tahunan, atau alpha secara manual
lagi. Tak hanya itu, fitur Payroll di Talenta juga bisa menghitung THR, baik
full ataupun prorata, dan juga reimbursement atau klaim yang dilakukan oleh
pegawai. Jika Anda juga mengaktifkan fitur Payroll Disbursement, maka
pembayaran payroll juga bisa dilakukan dalam satu aplikasi Talenta.: